Realizzare Documentazione: posso usare la BPMN?

Come spesso accade quando si deve presentare un argomento a chi è completamente a digiuno, nell’ultimo periodo mi sono ritrovato spesso a dover “raccontare” la BPMN partendo da zero.

Ad onor del vero i miei interlocutori masticavano già altre metodologie notazionali però volevano comprendere se attraverso la BPMN fosse possibile produrre la documentazione necessaria a tracciare un processo, garantendone la facilità d’aggiornamento e la scalabilità.

Quindi più che della BPMN per il BPM (in senso stretto), le richieste vertevano sulla BPMN orientata al documentation management per mezzo di BPD (business Process Diagram). Per soddisfare questa esigenza ho realizzato uno schemino riassuntivo dei simboli del BPMN (non una completa reference come può essere il classico poster che molti siti forniscono) e un breve caso di studio, semplice e alla portata di tutti.

Provo a condividere il tutto qui nel blog. Partiamo dallo schemino riassuntivo dei simboli (mancano varie cose, come coreografie , eccezioni, etc... poichè lo scopo è esplicitare l’elenco dei soli elementi che possono tornarci utili per l’esempio):

Categoria	Nome	Definizione	Simbolo
Swim Lanes Rappresentano I partecipanti ad un processo	Pool	Definisce un gruppo di partecipanti interni od esterni al processo
	Lane	Definisce un preciso partecipante o un preciso ruolo
Flow Objects Rappresentano ciò che succeed durante un processo.	Event	Mostra ciò che può accadere o è accaduto durante un processo.
	Activity	Operazioni/Compiti eseguiti da un partecipante.
	Gateway	Controlla la sequenza e il flusso di un processo
Data Rappresentano le informazioni usate o create durante un processo .	Data Object	Informazione richiesta o prodotta da un Activity: il suo ciclo di vita è limitato all’Activity stessa.
	Data Store	Informazione richiesta o prodotta da un Activity e resa persistente attraverso il suo salvataggio.
	Message	Contiene il contenuto della comunicazione tra due partecipanti.
Artefacts Decorano ed estendono gli elementi dei processi.	Group	Raggruppa elementi accomunati da qualche criterio d’analisi.
	Annotation	Aggiunge ulteriori informazioni ad un element.
Connecting Objects Connettono due elementi.	Sequence Flow	Connessione tra Flow Object di un processo; evidenzia il percorso d’esecuzione tra le Activity .
	Message Flow	Mostra il flusso di un messaggio tra i partecipanti o i processi.
	Association	Collega elementi Data a Flow Object e ne mostra la direzione.

Come caso di studio è conveniente prendere qualcosa comunemente conosciuto ma che al tempo stesso rappresenti un processo con una implicita connotazione commerciale: sono le caratteristiche che il nostro interlocutore si aspetta di incontrare in un esempio. La scelta ricade sul classico ordine al bar. Questa tipologia di esempio arricchisce la stragrande maggioranza della letteratura dei processi, perciò la scleta non è così originale...

Fissiamo alcune caratteristiche legate al caso di studio. Le bevande che possono essere ordinate saranno solo 5, suddivise in due macro categorie:

Caffè	Cappuccino Caffè latte Espresso
Thè	English Breakfast Early Grey

Per chi ha mai frequentato uno Starbucks (o altra grande catena) sarà più semplice immaginare il processo suddiviso nei successivi punti :

• Il cliente fa l’ordine e paga alla cassa.
• L’ordine viene trasferito al barista che lo dovrà preparare.
• In base all’ordine (caffè o thè) varierà la tipologia di passi per prepararli.
• L’ordine , una volta che è stato preparato, viene passato al cliente.
• Il barista può richiedere altra materia prima (chicchi di caffè, etc..) a chi si occupa delle scorte.
• Il cliente può aggiungere latte, zucchero e/o miele al proprio ordine servendosi da solo dal bancone.

Per prima cosa rappresentiamo l’intero processo e i vari attori che vi partecipano. Poi scenderemo ad un maggior dettaglio per una delle Activity: sceglieremo la ricezione dell’ordine poichè è quella a cui di certo ognuno di noi almeno una volta vi ha partecipato, quindi sarà più semplice comprenderne le dinamiche.

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Di Sicuro i due diagrammi non saranno esaustivi perchè mancano varie logiche, ad esempio la gestione delle eccezioni (il cliente non ha i soldi al momento del pagamento, non posso preparare una bevanda per assenza della materia prima, etc...), però fanno comprendere all’interlocutore , che si suppone sia a diugiono di BPMN ma non di Business Analysis Know-how, come sia semplice e veloce raccontare un processo, documentarlo, identificarne subito gli attori ed evidenziare le parti automatiche da quelle manuali.

Io sfrutto la semplicità degli schemi per ricrearli rapidamente ogni volta davanti a chi mi ascolta. Che tool usare:  trovo la piattaforma Aris Express un’ottima amica , ma è soggettivo....