Appunti sul Time management

Il Time management. Detto in soldoni: la gestione del tempo, spesso del "proprio" tempo, grazie a competenze, strumenti e tecniche consolidate.

Ma ad un manager questo serve solo per gestire la propria agenda? No di certo.

Oltre a gestire il tempo in cui realizzare specifiche attività, progetti e obiettivi, è buona norma includere la pianificazione, l'allocazione, la fissazione di obiettivi, la delega, l'analisi del tempo trascorso, il monitoraggio, l'organizzazione, la programmazione e le priorità.

Capita spesso di sentirsi dire: "Se avessi più ore in un giorno riuscirei a fare di più....". Questo sfortunatamente non è vero.
Basta analizzare come è stata trascorsa una giornata , per scoprire con il dovuto senso critico che si è gettato via molto più tempo di quello che si sarebbe voluto per poter svolgere altre attività.

Iniziamo con il ricordare le 4 categorizzazioni fatte da Stephen R. Covey riguardo al Time Management:
- gestione tramite allarmi che avvisano del trascorrere del tempo
- programmazione attraverso taccuini, agende, post-it, etc...
- pianificazione delle attività giornaliere grazie alla definizione di priorità
- essere proattivi sfruttando i vari strumenti appena visti negl'altri punti

Per un Project Manager, il time management deve essere visto come una sorta di projetc planning, dove gli slot temporali sono propri di ogni attività, e si possono comunque ricondurre a slot annuali, semestrali, trimestrali, mensili, settimanali e giornalieri.

Un bravo PM li utilizza tutti, e anzi li riesce a far convivere decidendo di volta in volta a che livello di dettaglio temporale spingersi.

Secondo me il più grave errore in cui si può incappare è vedere il time management come lo scopo e non come uno strumento. Vediamo di esplicitare meglio questo concetto.
Un PM non deve avere come target la pianificazione temporale di un'attività, ma deve utilizzare il time management per raggiungere l'obiettivo/attività.
Rapportando l'esempio ad un coltellino svizzero, il PM che deve tagliare una mela prima di una riunione perchè è affamato, deve usare il coltellino (selezionando lo strumento adatto) per sbucciare, tagliare e mangiare la mela.
Sbaglierebbe se vedesse la cosa dalal prospettiva di chi deve per forza usare un coltellino svizzero prima di inziare una riunione.

Prima si fa la Work Breakdown Structure, poi si definiscono i tempi e si fissano eventuali limiti temporali/orari. Solo in un secondo momento si passa allo studio attraverso tecniche PERT o CPM che ci permetteranno di realizzare un Gantt (o cronoprogramma) con cui monitorare il rispetto di tali tempistiche.

Capita spesso purtroppo di incontrare invece persone che dicono: facciamo la WBS così da avere lo spaccato delle voci da mettere nel Gantt... quasi fosse il gantt l'obiettivo e non il progetto che la WBS spacchetta.

Questo approcio scorretto è indotto dai manuali d'uso e dai vari corsi sui software quali MSProject, OpenProj, etc... Dove per questi software è corretto avere come scopo la rappresentazione del tempo e la sua gestione; questo, però, non coincide con l'obiettivo degl'utilizzatori che DEVONO utilizzare tali software come un supporto al proprio lavoro.

Concludo ricordando il metodo Eisenhower di definizione delle priorità:
dividiamo gli elementi in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti.
Mi allaccio a questa categorizzazione per fare la seguente considerazione: le cose urgenti sono spesso urgenti per gl'altri mentre quelle importanti lo sono per noi......
Anche una buona pianificazione del proprio tempo non-lavorativo può risultare in un miglior stile di vita. Ad esempio nel fare la spesa.....

Investing in your communication skills to excel

IT managers who have great communication skills are rare, and is the key skill that set them apart from the crowd.

The young managers should want to invest in their own communication skills.
OK, I realize that for many this is not exciting when compared to other more technical topics, but should be done.

Before you stop reading, consider some of the benefits that will have IT managers who are effective communicators.

1. They get more easily what they want - to be good communicators know how to discuss the business value of their projects and their IT initiatives. When communicating the benefits and justify the cost of things .... management raise their thumbs because he would understand the gain!

2. Develop effective communications with partners - or better yet, develop profitable communications with their customers (managers and area managers). They need to know what's going on with their IT support and be kept updated as this creates trust.

3. Being strong communicators get the respect - no one knows what you're doing unless you communicate it. The effective communicators know how to present their successes IT with facts and numbers, showing how well their IT support is working.

4. Effective communicators motivate their staff - leadership depends on effective communication. Strong communicators gather his troops to give them a vision of the state of the achievements / works, how does a coach with a winning team.

The career will have a whole new path if you develop effective communication skills ... is the key point you need to succeed in its role as a mangement.

Developing all of the following skills you can watch your career take off:

     1) Presentation
     2) Management of the negotiation
     3) Writing of reports
     4) Ability to listen
     5) Ability to attract those who are listening
     5) Coaching and motivation

Investire nelle proprie capacità di comunicazione per eccellere

I responsabili IT che hanno grandi capacità di comunicazione sono rari, ed è la competenza chiave che li distinguono dalla massa degl'altri.

I giovani manager dovrebbero voler investire proprio nelle loro capacità di comunicazione.
OK, mi rendo conto che per molti questo non è eccitante se rapportato ad altri argomenti più tecnici, ma va fatto.

Prima di smettere di leggere, prendete in considerazione alcuni benefici che avranno i manager IT che sono anche comunicatori efficaci.

1. Ottengono più facilmente ciò che chiedono - da buoni comunicatori sanno discutere il valore del business dei loro progetti e delle loro iniziative IT. Quando comunicano i benefici e giustificano il costo delle cose.... il management solleverà i pollici perchè avrà compreso il guadagno!

2. Sviluppano efficaci comunicazioni con i partner - o meglio ancora,  sviluppano comunicazioni proficue con i loro clienti (dirigenti e responsabili di area). I clienti devono sapere cosa sta succedendo con il loro supporto IT e vanno tenuti aggiornati poichè questo crea in loro fiducia.

3. Essendo forti comunicatori ottengono il rispetto - Nessuno sa cosa si sta facendo a meno che non lo comunica. I comunicatori efficaci sanno esporre i loro successi IT con i fatti e con i numeri, dimostrando quanto bene il loro supporto IT stia lavorando.

4. Efficaci comunicatori motivano il proprio personale - la leadership dipende da una comunicazione efficace. Forti comunicatori radunano le proprie truppe per fornire loro una visione dello stato dei successi/lavori , come un allenatore fa con una squadra che vince.

La carriera avrà un percorso del tutto nuovo se si sviluppano capacità di comunicazione efficaci... è il punto chiave necessario per avere successo nel proprio ruolo di mangement.

Sviluppando tutte le seguenti competenze si potrà guardare la carriera decollare:

     1) Presentazione degl'argomenti
     2) Gestione della trattativa
     3) Scrittura delle relazioni
     4) Capacità di ascolto
     5) Capacità d'attrarre chi ci ascolta
     5) Coaching e motivazione