Appunti sul Time management

Il Time management. Detto in soldoni: la gestione del tempo, spesso del "proprio" tempo, grazie a competenze, strumenti e tecniche consolidate.

Ma ad un manager questo serve solo per gestire la propria agenda? No di certo.

Oltre a gestire il tempo in cui realizzare specifiche attività, progetti e obiettivi, è buona norma includere la pianificazione, l'allocazione, la fissazione di obiettivi, la delega, l'analisi del tempo trascorso, il monitoraggio, l'organizzazione, la programmazione e le priorità.

Capita spesso di sentirsi dire: "Se avessi più ore in un giorno riuscirei a fare di più....". Questo sfortunatamente non è vero.
Basta analizzare come è stata trascorsa una giornata , per scoprire con il dovuto senso critico che si è gettato via molto più tempo di quello che si sarebbe voluto per poter svolgere altre attività.

Iniziamo con il ricordare le 4 categorizzazioni fatte da Stephen R. Covey riguardo al Time Management:
- gestione tramite allarmi che avvisano del trascorrere del tempo
- programmazione attraverso taccuini, agende, post-it, etc...
- pianificazione delle attività giornaliere grazie alla definizione di priorità
- essere proattivi sfruttando i vari strumenti appena visti negl'altri punti

Per un Project Manager, il time management deve essere visto come una sorta di projetc planning, dove gli slot temporali sono propri di ogni attività, e si possono comunque ricondurre a slot annuali, semestrali, trimestrali, mensili, settimanali e giornalieri.

Un bravo PM li utilizza tutti, e anzi li riesce a far convivere decidendo di volta in volta a che livello di dettaglio temporale spingersi.

Secondo me il più grave errore in cui si può incappare è vedere il time management come lo scopo e non come uno strumento. Vediamo di esplicitare meglio questo concetto.
Un PM non deve avere come target la pianificazione temporale di un'attività, ma deve utilizzare il time management per raggiungere l'obiettivo/attività.
Rapportando l'esempio ad un coltellino svizzero, il PM che deve tagliare una mela prima di una riunione perchè è affamato, deve usare il coltellino (selezionando lo strumento adatto) per sbucciare, tagliare e mangiare la mela.
Sbaglierebbe se vedesse la cosa dalal prospettiva di chi deve per forza usare un coltellino svizzero prima di inziare una riunione.

Prima si fa la Work Breakdown Structure, poi si definiscono i tempi e si fissano eventuali limiti temporali/orari. Solo in un secondo momento si passa allo studio attraverso tecniche PERT o CPM che ci permetteranno di realizzare un Gantt (o cronoprogramma) con cui monitorare il rispetto di tali tempistiche.

Capita spesso purtroppo di incontrare invece persone che dicono: facciamo la WBS così da avere lo spaccato delle voci da mettere nel Gantt... quasi fosse il gantt l'obiettivo e non il progetto che la WBS spacchetta.

Questo approcio scorretto è indotto dai manuali d'uso e dai vari corsi sui software quali MSProject, OpenProj, etc... Dove per questi software è corretto avere come scopo la rappresentazione del tempo e la sua gestione; questo, però, non coincide con l'obiettivo degl'utilizzatori che DEVONO utilizzare tali software come un supporto al proprio lavoro.

Concludo ricordando il metodo Eisenhower di definizione delle priorità:
dividiamo gli elementi in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti.
Mi allaccio a questa categorizzazione per fare la seguente considerazione: le cose urgenti sono spesso urgenti per gl'altri mentre quelle importanti lo sono per noi......
Anche una buona pianificazione del proprio tempo non-lavorativo può risultare in un miglior stile di vita. Ad esempio nel fare la spesa.....