Realizzare Documentazione: posso usare la BPMN?

Come spesso accade quando si deve presentare un argomento a chi è completamente a digiuno, nell’ultimo periodo mi sono ritrovato spesso a dover “raccontare” la BPMN partendo da zero.

Ad onor del vero i miei interlocutori masticavano già altre metodologie notazionali però volevano comprendere se attraverso la BPMN fosse possibile produrre la documentazione necessaria a tracciare un processo, garantendone la facilità d’aggiornamento e la scalabilità.

Quindi più che della BPMN per il BPM (in senso stretto), le richieste vertevano sulla BPMN orientata al documentation management per mezzo di BPD (business Process Diagram). Per soddisfare questa esigenza ho realizzato uno schemino riassuntivo dei simboli del BPMN (non una completa reference come può essere il classico poster che molti siti forniscono) e un breve caso di studio, semplice e alla portata di tutti.

Provo a condividere il tutto qui nel blog. Partiamo dallo schemino riassuntivo dei simboli (mancano varie cose, come coreografie , eccezioni, etc... poichè lo scopo è esplicitare l’elenco dei soli elementi che possono tornarci utili per l’esempio):

Categoria	Nome	Definizione	Simbolo
Swim Lanes Rappresentano I partecipanti ad un processo	Pool	Definisce un gruppo di partecipanti interni od esterni al processo
	Lane	Definisce un preciso partecipante o un preciso ruolo
Flow Objects Rappresentano ciò che succeed durante un processo.	Event	Mostra ciò che può accadere o è accaduto durante un processo.
	Activity	Operazioni/Compiti eseguiti da un partecipante.
	Gateway	Controlla la sequenza e il flusso di un processo
Data Rappresentano le informazioni usate o create durante un processo .	Data Object	Informazione richiesta o prodotta da un Activity: il suo ciclo di vita è limitato all’Activity stessa.
	Data Store	Informazione richiesta o prodotta da un Activity e resa persistente attraverso il suo salvataggio.
	Message	Contiene il contenuto della comunicazione tra due partecipanti.
Artefacts Decorano ed estendono gli elementi dei processi.	Group	Raggruppa elementi accomunati da qualche criterio d’analisi.
	Annotation	Aggiunge ulteriori informazioni ad un element.
Connecting Objects Connettono due elementi.	Sequence Flow	Connessione tra Flow Object di un processo; evidenzia il percorso d’esecuzione tra le Activity .
	Message Flow	Mostra il flusso di un messaggio tra i partecipanti o i processi.
	Association	Collega elementi Data a Flow Object e ne mostra la direzione.

Come caso di studio è conveniente prendere qualcosa comunemente conosciuto ma che al tempo stesso rappresenti un processo con una implicita connotazione commerciale: sono le caratteristiche che il nostro interlocutore si aspetta di incontrare in un esempio. La scelta ricade sul classico ordine al bar. Questa tipologia di esempio arricchisce la stragrande maggioranza della letteratura dei processi, perciò la scleta non è così originale...

Fissiamo alcune caratteristiche legate al caso di studio. Le bevande che possono essere ordinate saranno solo 5, suddivise in due macro categorie:

Caffè	Cappuccino Caffè latte Espresso
Thè	English Breakfast Early Grey

Per chi ha mai frequentato uno Starbucks (o altra grande catena) sarà più semplice immaginare il processo suddiviso nei successivi punti :

• Il cliente fa l’ordine e paga alla cassa.
• L’ordine viene trasferito al barista che lo dovrà preparare.
• In base all’ordine (caffè o thè) varierà la tipologia di passi per prepararli.
• L’ordine , una volta che è stato preparato, viene passato al cliente.
• Il barista può richiedere altra materia prima (chicchi di caffè, etc..) a chi si occupa delle scorte.
• Il cliente può aggiungere latte, zucchero e/o miele al proprio ordine servendosi da solo dal bancone.

Per prima cosa rappresentiamo l’intero processo e i vari attori che vi partecipano. Poi scenderemo ad un maggior dettaglio per una delle Activity: sceglieremo la ricezione dell’ordine poichè è quella a cui di certo ognuno di noi almeno una volta vi ha partecipato, quindi sarà più semplice comprenderne le dinamiche.

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Di Sicuro i due diagrammi non saranno esaustivi perchè mancano varie logiche, ad esempio la gestione delle eccezioni (il cliente non ha i soldi al momento del pagamento, non posso preparare una bevanda per assenza della materia prima, etc...), però fanno comprendere all’interlocutore , che si suppone sia a diugiono di BPMN ma non di Business Analysis Know-how, come sia semplice e veloce raccontare un processo, documentarlo, identificarne subito gli attori ed evidenziare le parti automatiche da quelle manuali.

Io sfrutto la semplicità degli schemi per ricrearli rapidamente ogni volta davanti a chi mi ascolta. Che tool usare:  trovo la piattaforma Aris Express un’ottima amica , ma è soggettivo....

Not only a role for lane

A classic misunderstanding of beginners is the one-role-per-lane fake limit.
This misunderstanding drives them to the problem:

How can I modelling a unique process with different roles where some activities don't apply to some roles?

In the net I find some funny , complex, uncomplete or wrong solutions: the follow image shows one of those.

The guy explains his theory and his doubts:
"there is a way to model this, using split and join gateways.....
On the left hand side you see a split and join activity for two scenarios for roles A and C going through the same processes. They are defined in such a way that they would have a different start event. (For example a telephone call and an e-mail starting a sales process).

In the right hand side, we see a split (exclusive) with two end events for roles A and B. The two end events imply that there are two different end-states possible based on the role handling the processes; a third end-state is possible with the end event for role C.

There are many ways in which your scenario can be modeled to be sufficient, however more information is needed.

For example, is there only one type of outcome? (then you should use a exclusive or join and one end-state, with a responsible person for this end event in the correct lane)

Are there escalations for the roles? (Then model with intermediate events and show that it is an escalation and rename the processes to resemble the escalated activity chain).

Are the processes or activities on the same level of detail? (Are there activities and processes that are represented as subprocesses? Model with care, and apply them within the correct process descriptions)

Are the incoming events one and the same? (Use split exclusive or signs and make explicit when what flow is required)"

One-role-per-lane fake limit rules! :)

The real rule for BPMN is usually to combine the roles to represent a scenario. If you want to have only one activated role per activity the model would look like this...

How can I assign the lanes to multiple roles?
I don't!!! I kill the problem using a simple tecnique: I can replace Role A with Manager (Client Executive), Role A/B with Front Office Management (Client Executive + Client Administrator) and Role A/B/C with Front Office Staff (Client Executive + Client Administrator + Client Executive).
I can build a Function Allocation Diagram to do all the work for me i.e. build all the relationships I need to all the relevant objects.

This way to work has a gain:
I can have a nice view on the resposibilities using Matrix model, RECI report and the other ways to generate a two dimentional view on asserted relations between two object types.

Best regard and thanks to Mr. Damian Gawlowski and Ivo Velitchkov

My last tweets ( date descending )

Tip for a good #BPM: help your team to understand the project from a process perspective.

#CIO : It's important you don't attempt #BPM system without mapping process flows.

Work Token is an open source #BPMN 2 engine for #Java programmers who need to develop business processes based on BPMN 2 specifications.

Is convenient to use pre-configured #Business Model in the sw of small businesses?

#7M in #Process: man,machine,material,money, method,message,market. 12manage.com/forum.asp?TB=e…

First days of the #BPM 2012 race! New challenges and new projects: I wish a good start for everyone.

My last tweet for the 2011: I hope Italy will grow in the IT industry. We are at least 10 years behind the rest of Europe ...

Conversazione
@MishaScholte There are also people who do not like public speaking, or those lengthy. Unfortunately, we must also keep in mind these.
@MishaScholte This is a risk. But a social environment includes tools such as chat, webcams, etc ... and we can arrange a live weekly scrum.
@MishaScholte Less time wasted! So less money is spent unnecessarily!!! I hate the time cost of daily scrum :)
@MishaScholte You can learn about the situation in real time. In every moment to ask how to proceed, and if there are hitches.
@MishaScholte ....(like a social network), where voice your concerns, obtain information on job status, ask for help, etc ... like twitter.
@MishaScholte Instead of the daily scrum, every day at work the stakeholders using a collaborative environment ...
@MishaScholte I imagine a Scrum PM framework, complete with ScrumMaster, ProductOwner, Team, all types of meetings except the daily scrum.
@MishaScholte for example think the power of social bpm instead of daily scrum, into a scrum metodology. ;)
@MishaScholte ok, but it's dangerous and expensive 2 stand-up for daily SAL. I prefer social environment: it's possibile real-time check.
IMHO : max 10 people team for a good daily #SCRUM. 5 minutes for 10 people = 50 minute daily SCRUM. What do you think?

Is #PEST analysis sufficient for IT business? Or is it better to use #SLEPT? #STEEPLE(D)?

In a big project the daily #SCRUM it's dangerous. The risk : to put a lot of hour in waste... Too many speakers, to many interview, etc...

TimeMgmt: All activities use the time: the time is limited and shared resource.a project manager must always do time-management. #PMOT

TimeMgmt:time is limited(not infinite),is a good that runs without looking if you spend good,or if we use it according to our plans.#PMOT

Is #MoSCoW analysis (bpmgeek.com/blog/what-mosc…) useful for #SCRUM framework? I think so.

#SWOT: is it simple to do a good analysis? IMHO the tool is simple to use, but not to create. expertprogrammanagement.com/2010/07/swot-a…

#BPM: Modeling o Management? IMHO the folks speak about Modeling using the word Management.....

#BPM: reducing human task increases ROI. It 's always like this? I'm afraid it's true ...

#BPMN Choreography: necessary or is it more helpful to use the lanes? I prefer the lanes for the scalability needed during optimization.

#Bizagi wins 2 Gold Awards for excellence in #BPM:Middle East-Africa Region and the Pacific Rim Region.

#BPMN Conversation: I think they hide a part of the message flow; I find them useful only for broadcast messages.

Thought of the evening. Keeping BPM, Business Rules and Business Intelligence separated. SOA design through Saas? Only costs are benefited?

Business Intelligence and BPM: not only a monitoring process, even a good way to suggest decision for human\hand task.

Business Rules into BPM: typically not full-features. BPM and external BR:full BR functionality. The importance of a SOA architecture of BR.

Swimlane and Pool error: even the experts can make mistakes: Bruce explains it well in brsilver.com/2008/06/11/bpm… via @ bpmswatch.

Common error with swimlanes and pool: bpmsketch.blogspot.com/2011/12/swimla…

#Ovum publishes a shortlist about DecisionMaking: #Appian wins and #WebRatio is absent...4k$:Very expensive because the list is incomplete.