10 basic tips for Project Managers

sketch by Luca Ing. Cecchetto (www.venict.it)

10 basic tips for Project Managers

A PM has to add these procedures in his routines.

1. A PM has to expect the unexpected. A good PM anticipates events and is well prepared with his team: he keeps a empty place for the uncertainty factor.

2. A PM has to pays attention to everything: little and big things. A single detail related his team needs opinion and importance.

3. All has to work together. A PM works with a team, so collaboration is a crucial point.

4. A PM has to carefully organize: it's important to keep coordinating or else his project will drift.

5. It's important a PM learns from his adversaries: team and customer will benefit from this.

6. A PM has to create strong relationship between customers and his team members. It's a way to motivate the team.

7. A PM has to update himself with goals. The goals aren't secret and he has to share with the team.

8. A PM has to look after his team. He can’t cater the client’s need unless he doesn’t take care of his team.

9. A PM has to build relationships with his customers. He can keep his client informed about project progresses and can use this way of work to build  relationships.

10. A PM has to explore new visions: Managers have to be aware what other people are observing.

Appunti sul Time management

Il Time management. Detto in soldoni: la gestione del tempo, spesso del "proprio" tempo, grazie a competenze, strumenti e tecniche consolidate.

Ma ad un manager questo serve solo per gestire la propria agenda? No di certo.

Oltre a gestire il tempo in cui realizzare specifiche attività, progetti e obiettivi, è buona norma includere la pianificazione, l'allocazione, la fissazione di obiettivi, la delega, l'analisi del tempo trascorso, il monitoraggio, l'organizzazione, la programmazione e le priorità.

Capita spesso di sentirsi dire: "Se avessi più ore in un giorno riuscirei a fare di più....". Questo sfortunatamente non è vero.
Basta analizzare come è stata trascorsa una giornata , per scoprire con il dovuto senso critico che si è gettato via molto più tempo di quello che si sarebbe voluto per poter svolgere altre attività.

Iniziamo con il ricordare le 4 categorizzazioni fatte da Stephen R. Covey riguardo al Time Management:
- gestione tramite allarmi che avvisano del trascorrere del tempo
- programmazione attraverso taccuini, agende, post-it, etc...
- pianificazione delle attività giornaliere grazie alla definizione di priorità
- essere proattivi sfruttando i vari strumenti appena visti negl'altri punti

Per un Project Manager, il time management deve essere visto come una sorta di projetc planning, dove gli slot temporali sono propri di ogni attività, e si possono comunque ricondurre a slot annuali, semestrali, trimestrali, mensili, settimanali e giornalieri.

Un bravo PM li utilizza tutti, e anzi li riesce a far convivere decidendo di volta in volta a che livello di dettaglio temporale spingersi.

Secondo me il più grave errore in cui si può incappare è vedere il time management come lo scopo e non come uno strumento. Vediamo di esplicitare meglio questo concetto.
Un PM non deve avere come target la pianificazione temporale di un'attività, ma deve utilizzare il time management per raggiungere l'obiettivo/attività.
Rapportando l'esempio ad un coltellino svizzero, il PM che deve tagliare una mela prima di una riunione perchè è affamato, deve usare il coltellino (selezionando lo strumento adatto) per sbucciare, tagliare e mangiare la mela.
Sbaglierebbe se vedesse la cosa dalal prospettiva di chi deve per forza usare un coltellino svizzero prima di inziare una riunione.

Prima si fa la Work Breakdown Structure, poi si definiscono i tempi e si fissano eventuali limiti temporali/orari. Solo in un secondo momento si passa allo studio attraverso tecniche PERT o CPM che ci permetteranno di realizzare un Gantt (o cronoprogramma) con cui monitorare il rispetto di tali tempistiche.

Capita spesso purtroppo di incontrare invece persone che dicono: facciamo la WBS così da avere lo spaccato delle voci da mettere nel Gantt... quasi fosse il gantt l'obiettivo e non il progetto che la WBS spacchetta.

Questo approcio scorretto è indotto dai manuali d'uso e dai vari corsi sui software quali MSProject, OpenProj, etc... Dove per questi software è corretto avere come scopo la rappresentazione del tempo e la sua gestione; questo, però, non coincide con l'obiettivo degl'utilizzatori che DEVONO utilizzare tali software come un supporto al proprio lavoro.

Concludo ricordando il metodo Eisenhower di definizione delle priorità:
dividiamo gli elementi in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti.
Mi allaccio a questa categorizzazione per fare la seguente considerazione: le cose urgenti sono spesso urgenti per gl'altri mentre quelle importanti lo sono per noi......
Anche una buona pianificazione del proprio tempo non-lavorativo può risultare in un miglior stile di vita. Ad esempio nel fare la spesa.....

My last tweets ( date descending )

Tip for a good #BPM: help your team to understand the project from a process perspective.

#CIO : It's important you don't attempt #BPM system without mapping process flows.

Work Token is an open source #BPMN 2 engine for #Java programmers who need to develop business processes based on BPMN 2 specifications.

Is convenient to use pre-configured #Business Model in the sw of small businesses?

#7M in #Process: man,machine,material,money, method,message,market. 12manage.com/forum.asp?TB=e…

First days of the #BPM 2012 race! New challenges and new projects: I wish a good start for everyone.

My last tweet for the 2011: I hope Italy will grow in the IT industry. We are at least 10 years behind the rest of Europe ...

Conversazione
@MishaScholte There are also people who do not like public speaking, or those lengthy. Unfortunately, we must also keep in mind these.
@MishaScholte This is a risk. But a social environment includes tools such as chat, webcams, etc ... and we can arrange a live weekly scrum.
@MishaScholte Less time wasted! So less money is spent unnecessarily!!! I hate the time cost of daily scrum :)
@MishaScholte You can learn about the situation in real time. In every moment to ask how to proceed, and if there are hitches.
@MishaScholte ....(like a social network), where voice your concerns, obtain information on job status, ask for help, etc ... like twitter.
@MishaScholte Instead of the daily scrum, every day at work the stakeholders using a collaborative environment ...
@MishaScholte I imagine a Scrum PM framework, complete with ScrumMaster, ProductOwner, Team, all types of meetings except the daily scrum.
@MishaScholte for example think the power of social bpm instead of daily scrum, into a scrum metodology. ;)
@MishaScholte ok, but it's dangerous and expensive 2 stand-up for daily SAL. I prefer social environment: it's possibile real-time check.
IMHO : max 10 people team for a good daily #SCRUM. 5 minutes for 10 people = 50 minute daily SCRUM. What do you think?

Is #PEST analysis sufficient for IT business? Or is it better to use #SLEPT? #STEEPLE(D)?

In a big project the daily #SCRUM it's dangerous. The risk : to put a lot of hour in waste... Too many speakers, to many interview, etc...

TimeMgmt: All activities use the time: the time is limited and shared resource.a project manager must always do time-management. #PMOT

TimeMgmt:time is limited(not infinite),is a good that runs without looking if you spend good,or if we use it according to our plans.#PMOT

Is #MoSCoW analysis (bpmgeek.com/blog/what-mosc…) useful for #SCRUM framework? I think so.

#SWOT: is it simple to do a good analysis? IMHO the tool is simple to use, but not to create. expertprogrammanagement.com/2010/07/swot-a…

#BPM: Modeling o Management? IMHO the folks speak about Modeling using the word Management.....

#BPM: reducing human task increases ROI. It 's always like this? I'm afraid it's true ...

#BPMN Choreography: necessary or is it more helpful to use the lanes? I prefer the lanes for the scalability needed during optimization.

#Bizagi wins 2 Gold Awards for excellence in #BPM:Middle East-Africa Region and the Pacific Rim Region.

#BPMN Conversation: I think they hide a part of the message flow; I find them useful only for broadcast messages.

Thought of the evening. Keeping BPM, Business Rules and Business Intelligence separated. SOA design through Saas? Only costs are benefited?

Business Intelligence and BPM: not only a monitoring process, even a good way to suggest decision for human\hand task.

Business Rules into BPM: typically not full-features. BPM and external BR:full BR functionality. The importance of a SOA architecture of BR.

Swimlane and Pool error: even the experts can make mistakes: Bruce explains it well in brsilver.com/2008/06/11/bpm… via @ bpmswatch.

Common error with swimlanes and pool: bpmsketch.blogspot.com/2011/12/swimla…

#Ovum publishes a shortlist about DecisionMaking: #Appian wins and #WebRatio is absent...4k$:Very expensive because the list is incomplete.