Come spesso
accade quando si deve presentare un argomento a chi è completamente a digiuno,
nell’ultimo periodo mi sono ritrovato spesso a dover “raccontare” la BPMN
partendo da zero.
Ad onor del vero
i miei interlocutori masticavano già altre metodologie notazionali però
volevano comprendere se attraverso la BPMN fosse possibile produrre la
documentazione necessaria a tracciare un processo, garantendone la facilità d’aggiornamento
e la scalabilità.
Quindi più che
della BPMN per il BPM (in senso stretto), le richieste vertevano sulla BPMN
orientata al documentation management per mezzo di BPD (business Process
Diagram). Per soddisfare questa esigenza ho realizzato uno schemino riassuntivo
dei simboli del BPMN (non una completa reference come può essere il classico
poster che molti siti forniscono) e un breve caso di studio, semplice e alla
portata di tutti.
Provo a
condividere il tutto qui nel blog. Partiamo dallo schemino riassuntivo dei
simboli (mancano varie cose, come coreografie , eccezioni, etc... poichè lo
scopo è esplicitare l’elenco dei soli elementi che possono tornarci utili per l’esempio):
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Categoria
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Nome
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Definizione
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Simbolo
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Swim Lanes
Rappresentano I partecipanti ad un processo
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Pool
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Definisce un
gruppo di partecipanti interni od esterni al processo
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Lane
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Definisce un
preciso partecipante o un preciso ruolo
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Flow Objects
Rappresentano
ciò che succeed durante un processo.
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Event
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Mostra ciò che può accadere o è accaduto durante un
processo.
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Activity
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Operazioni/Compiti eseguiti da un partecipante.
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Gateway
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Controlla la sequenza e il flusso di un processo
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Data
Rappresentano
le informazioni usate o create durante un processo .
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Data Object
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Informazione richiesta o prodotta da un Activity: il
suo ciclo di vita è limitato all’Activity stessa.
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Data Store
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Informazione richiesta o prodotta da un Activity e resa
persistente attraverso il suo salvataggio.
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Message
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Contiene il contenuto della comunicazione tra due
partecipanti.
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Artefacts
Decorano
ed estendono gli elementi dei processi.
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Group
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Raggruppa elementi accomunati da qualche criterio d’analisi.
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Annotation
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Aggiunge ulteriori informazioni ad un element.
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Connecting Objects
Connettono due elementi.
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Sequence Flow
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Connessione tra Flow Object di un processo; evidenzia
il percorso d’esecuzione tra le Activity .
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Message Flow
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Mostra il flusso di un messaggio tra i partecipanti o i
processi.
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Association
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Collega elementi Data a Flow Object e ne mostra la
direzione.
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Come caso di
studio è conveniente prendere qualcosa comunemente conosciuto ma che al tempo
stesso rappresenti un processo con una implicita connotazione commerciale: sono
le caratteristiche che il nostro interlocutore si aspetta di incontrare in un
esempio. La scelta ricade sul classico ordine al bar. Questa tipologia di
esempio arricchisce la stragrande maggioranza della letteratura dei processi,
perciò la scleta non è così originale...
Fissiamo alcune
caratteristiche legate al caso di studio. Le bevande che possono essere
ordinate saranno solo 5, suddivise in due macro categorie:
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Caffè
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Thè
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Per chi ha mai
frequentato uno Starbucks (o altra grande catena) sarà più semplice immaginare
il processo suddiviso nei successivi punti :
- Il cliente fa l’ordine e paga alla cassa.
- L’ordine viene trasferito al barista che lo
dovrà preparare.
- In base all’ordine (caffè o thè) varierà la
tipologia di passi per prepararli.
- L’ordine , una volta che è stato preparato,
viene passato al cliente.
- Il barista può richiedere altra materia prima
(chicchi di caffè, etc..) a chi si occupa delle scorte.
- Il cliente può aggiungere latte, zucchero e/o
miele al proprio ordine servendosi da solo dal bancone.
Per prima cosa
rappresentiamo l’intero processo e i vari attori che vi partecipano. Poi scenderemo
ad un maggior dettaglio per una delle Activity: sceglieremo la ricezione dell’ordine
poichè è quella a cui di certo ognuno di noi almeno una volta vi ha
partecipato, quindi sarà più semplice comprenderne le dinamiche.
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Di Sicuro i due
diagrammi non saranno esaustivi perchè mancano varie logiche, ad esempio la
gestione delle eccezioni (il cliente non ha i soldi al momento del pagamento, non
posso preparare una bevanda per assenza della materia prima, etc...), però
fanno comprendere all’interlocutore , che si suppone sia a diugiono di BPMN ma
non di Business Analysis Know-how, come sia semplice e veloce raccontare un
processo, documentarlo, identificarne subito gli attori ed evidenziare le parti
automatiche da quelle manuali.
Io sfrutto la
semplicità degli schemi per ricrearli rapidamente ogni volta davanti a chi mi
ascolta. Che tool usare: trovo la
piattaforma Aris Express un’ottima amica , ma è soggettivo....
