10 basic tips for Project Managers

sketch by Luca Ing. Cecchetto (www.venict.it)

10 basic tips for Project Managers

A PM has to add these procedures in his routines.

1. A PM has to expect the unexpected. A good PM anticipates events and is well prepared with his team: he keeps a empty place for the uncertainty factor.

2. A PM has to pays attention to everything: little and big things. A single detail related his team needs opinion and importance.

3. All has to work together. A PM works with a team, so collaboration is a crucial point.

4. A PM has to carefully organize: it's important to keep coordinating or else his project will drift.

5. It's important a PM learns from his adversaries: team and customer will benefit from this.

6. A PM has to create strong relationship between customers and his team members. It's a way to motivate the team.

7. A PM has to update himself with goals. The goals aren't secret and he has to share with the team.

8. A PM has to look after his team. He can’t cater the client’s need unless he doesn’t take care of his team.

9. A PM has to build relationships with his customers. He can keep his client informed about project progresses and can use this way of work to build  relationships.

10. A PM has to explore new visions: Managers have to be aware what other people are observing.

Not only a role for lane

A classic misunderstanding of beginners is the one-role-per-lane fake limit.
This misunderstanding drives them to the problem:

How can I modelling a unique process with different roles where some activities don't apply to some roles?

In the net I find some funny , complex, uncomplete or wrong solutions: the follow image shows one of those.

The guy explains his theory and his doubts:
"there is a way to model this, using split and join gateways.....
On the left hand side you see a split and join activity for two scenarios for roles A and C going through the same processes. They are defined in such a way that they would have a different start event. (For example a telephone call and an e-mail starting a sales process).

In the right hand side, we see a split (exclusive) with two end events for roles A and B. The two end events imply that there are two different end-states possible based on the role handling the processes; a third end-state is possible with the end event for role C.

There are many ways in which your scenario can be modeled to be sufficient, however more information is needed.

For example, is there only one type of outcome? (then you should use a exclusive or join and one end-state, with a responsible person for this end event in the correct lane)

Are there escalations for the roles? (Then model with intermediate events and show that it is an escalation and rename the processes to resemble the escalated activity chain).

Are the processes or activities on the same level of detail? (Are there activities and processes that are represented as subprocesses? Model with care, and apply them within the correct process descriptions)

Are the incoming events one and the same? (Use split exclusive or signs and make explicit when what flow is required)"

One-role-per-lane fake limit rules! :)

The real rule for BPMN is usually to combine the roles to represent a scenario. If you want to have only one activated role per activity the model would look like this...

How can I assign the lanes to multiple roles?
I don't!!! I kill the problem using a simple tecnique: I can replace Role A with Manager (Client Executive), Role A/B with Front Office Management (Client Executive + Client Administrator) and Role A/B/C with Front Office Staff (Client Executive + Client Administrator + Client Executive).
I can build a Function Allocation Diagram to do all the work for me i.e. build all the relationships I need to all the relevant objects.

This way to work has a gain:
I can have a nice view on the resposibilities using Matrix model, RECI report and the other ways to generate a two dimentional view on asserted relations between two object types.

Best regard and thanks to Mr. Damian Gawlowski and Ivo Velitchkov

Appunti sul Time management

Il Time management. Detto in soldoni: la gestione del tempo, spesso del "proprio" tempo, grazie a competenze, strumenti e tecniche consolidate.

Ma ad un manager questo serve solo per gestire la propria agenda? No di certo.

Oltre a gestire il tempo in cui realizzare specifiche attività, progetti e obiettivi, è buona norma includere la pianificazione, l'allocazione, la fissazione di obiettivi, la delega, l'analisi del tempo trascorso, il monitoraggio, l'organizzazione, la programmazione e le priorità.

Capita spesso di sentirsi dire: "Se avessi più ore in un giorno riuscirei a fare di più....". Questo sfortunatamente non è vero.
Basta analizzare come è stata trascorsa una giornata , per scoprire con il dovuto senso critico che si è gettato via molto più tempo di quello che si sarebbe voluto per poter svolgere altre attività.

Iniziamo con il ricordare le 4 categorizzazioni fatte da Stephen R. Covey riguardo al Time Management:
- gestione tramite allarmi che avvisano del trascorrere del tempo
- programmazione attraverso taccuini, agende, post-it, etc...
- pianificazione delle attività giornaliere grazie alla definizione di priorità
- essere proattivi sfruttando i vari strumenti appena visti negl'altri punti

Per un Project Manager, il time management deve essere visto come una sorta di projetc planning, dove gli slot temporali sono propri di ogni attività, e si possono comunque ricondurre a slot annuali, semestrali, trimestrali, mensili, settimanali e giornalieri.

Un bravo PM li utilizza tutti, e anzi li riesce a far convivere decidendo di volta in volta a che livello di dettaglio temporale spingersi.

Secondo me il più grave errore in cui si può incappare è vedere il time management come lo scopo e non come uno strumento. Vediamo di esplicitare meglio questo concetto.
Un PM non deve avere come target la pianificazione temporale di un'attività, ma deve utilizzare il time management per raggiungere l'obiettivo/attività.
Rapportando l'esempio ad un coltellino svizzero, il PM che deve tagliare una mela prima di una riunione perchè è affamato, deve usare il coltellino (selezionando lo strumento adatto) per sbucciare, tagliare e mangiare la mela.
Sbaglierebbe se vedesse la cosa dalal prospettiva di chi deve per forza usare un coltellino svizzero prima di inziare una riunione.

Prima si fa la Work Breakdown Structure, poi si definiscono i tempi e si fissano eventuali limiti temporali/orari. Solo in un secondo momento si passa allo studio attraverso tecniche PERT o CPM che ci permetteranno di realizzare un Gantt (o cronoprogramma) con cui monitorare il rispetto di tali tempistiche.

Capita spesso purtroppo di incontrare invece persone che dicono: facciamo la WBS così da avere lo spaccato delle voci da mettere nel Gantt... quasi fosse il gantt l'obiettivo e non il progetto che la WBS spacchetta.

Questo approcio scorretto è indotto dai manuali d'uso e dai vari corsi sui software quali MSProject, OpenProj, etc... Dove per questi software è corretto avere come scopo la rappresentazione del tempo e la sua gestione; questo, però, non coincide con l'obiettivo degl'utilizzatori che DEVONO utilizzare tali software come un supporto al proprio lavoro.

Concludo ricordando il metodo Eisenhower di definizione delle priorità:
dividiamo gli elementi in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti.
Mi allaccio a questa categorizzazione per fare la seguente considerazione: le cose urgenti sono spesso urgenti per gl'altri mentre quelle importanti lo sono per noi......
Anche una buona pianificazione del proprio tempo non-lavorativo può risultare in un miglior stile di vita. Ad esempio nel fare la spesa.....

Investing in your communication skills to excel

IT managers who have great communication skills are rare, and is the key skill that set them apart from the crowd.

The young managers should want to invest in their own communication skills.
OK, I realize that for many this is not exciting when compared to other more technical topics, but should be done.

Before you stop reading, consider some of the benefits that will have IT managers who are effective communicators.

1. They get more easily what they want - to be good communicators know how to discuss the business value of their projects and their IT initiatives. When communicating the benefits and justify the cost of things .... management raise their thumbs because he would understand the gain!

2. Develop effective communications with partners - or better yet, develop profitable communications with their customers (managers and area managers). They need to know what's going on with their IT support and be kept updated as this creates trust.

3. Being strong communicators get the respect - no one knows what you're doing unless you communicate it. The effective communicators know how to present their successes IT with facts and numbers, showing how well their IT support is working.

4. Effective communicators motivate their staff - leadership depends on effective communication. Strong communicators gather his troops to give them a vision of the state of the achievements / works, how does a coach with a winning team.

The career will have a whole new path if you develop effective communication skills ... is the key point you need to succeed in its role as a mangement.

Developing all of the following skills you can watch your career take off:

     1) Presentation
     2) Management of the negotiation
     3) Writing of reports
     4) Ability to listen
     5) Ability to attract those who are listening
     5) Coaching and motivation

Investire nelle proprie capacità di comunicazione per eccellere

I responsabili IT che hanno grandi capacità di comunicazione sono rari, ed è la competenza chiave che li distinguono dalla massa degl'altri.

I giovani manager dovrebbero voler investire proprio nelle loro capacità di comunicazione.
OK, mi rendo conto che per molti questo non è eccitante se rapportato ad altri argomenti più tecnici, ma va fatto.

Prima di smettere di leggere, prendete in considerazione alcuni benefici che avranno i manager IT che sono anche comunicatori efficaci.

1. Ottengono più facilmente ciò che chiedono - da buoni comunicatori sanno discutere il valore del business dei loro progetti e delle loro iniziative IT. Quando comunicano i benefici e giustificano il costo delle cose.... il management solleverà i pollici perchè avrà compreso il guadagno!

2. Sviluppano efficaci comunicazioni con i partner - o meglio ancora,  sviluppano comunicazioni proficue con i loro clienti (dirigenti e responsabili di area). I clienti devono sapere cosa sta succedendo con il loro supporto IT e vanno tenuti aggiornati poichè questo crea in loro fiducia.

3. Essendo forti comunicatori ottengono il rispetto - Nessuno sa cosa si sta facendo a meno che non lo comunica. I comunicatori efficaci sanno esporre i loro successi IT con i fatti e con i numeri, dimostrando quanto bene il loro supporto IT stia lavorando.

4. Efficaci comunicatori motivano il proprio personale - la leadership dipende da una comunicazione efficace. Forti comunicatori radunano le proprie truppe per fornire loro una visione dello stato dei successi/lavori , come un allenatore fa con una squadra che vince.

La carriera avrà un percorso del tutto nuovo se si sviluppano capacità di comunicazione efficaci... è il punto chiave necessario per avere successo nel proprio ruolo di mangement.

Sviluppando tutte le seguenti competenze si potrà guardare la carriera decollare:

     1) Presentazione degl'argomenti
     2) Gestione della trattativa
     3) Scrittura delle relazioni
     4) Capacità di ascolto
     5) Capacità d'attrarre chi ci ascolta
     5) Coaching e motivazione

Business manager or technical manager: there is a big difference.

Business manager or technical manager: there is a big difference.
Most IT managers are technical managers and they manage the technology, not the business of IT support: they are so frustrated...
These IT managers are not technology savvy they want to be: they providing technical solutions to address their issues simply does not work very well.
Sometimes they have to do new implementation simply the head of their company was changed and the new head must to do something....
The real problem: the business manager are not technical managers grew, but they arrived from other role.

It's difficult for us to decide: what kind of solution do we give to our client? A client solution (what they would want to have even if useless....) or a technical solution?

Each of us has to decide, but often we have to be to survive in the middle.
is that correct? No, but I do not believe those who told me to stand on one side only. Unfortunately you must also satisfy those who want to change things just because ... because so did those who preceded him ...

Finalmente a breve il Business Model Canvas diventa Web App

Uno dei limiti riscontrati finora dal segmento software di Osterwalder era l'aver ideato un'applicazione solo per iPad. Non perchè non ritenga poco valido il sw, ma perchè questo impediva a utenti non dotati di tale aggeggio di creare i propri canvas...

Un limite che a quanto pare verrà rapidamente eliminato.

Sul blog businessmodelalchemist lo stesso Alex spiega come a breve verrà rilasciata una web app per poter disegnare direttamente da browser i propri business model.
Ottimo. Il canvas è alla versione 0.8, quindi non credo mancherà molto.

Ma di interessante non c'è solo la web app, ma un estensione che questa porta al suo interno: i cosiddetti plug-in al business model canvas stesso!

Di seguito alcune immagini estrapolate proprio dal suo blog (suo di Osterwalder), dove a aprte uno screenshot poco significativo si può ammirare la nuova idea e il concetto che questii plug-in portano in se stessi.

Il tutto ovviamente non poteva non essere corredato da un esempio (Osterwalder adora spiegarsi ad immagini e a concettualizzare il tutto con esempi esplicativi), che tratta lo stesso business che tale applicazione creerà a lui stesso.

Bene. Apsettiamo che venga rilasciata la release definitiva e speriamo non costi molto il suo utilizzo... Almeno per poter provare a giocarci un pò.

Il Business Model Canvas durante l'intervista al cliente.

Business Model Canvas: facilità di comunicazione col cliente 

Tra i vari problemi che ci si trova spesso a dover affrontare, per chi si occupa di Business Model vi è quello di rappresentare in modo semplice e chiaro il modello su cui poi lavorare, fare considerazioni e valutare le relazioni tra tutti gli elementi che compongono il business stesso. 

In un recente lavoro ci siamo imbattuti nell'esigenza di un nostro cliente di aprire una vetrina con dei servizi su internet per i fruitori del noto social network twitter. L'idea si componeva di alcuni semplici servizi, alcuni free altri a pagamento, e si può dire a ragion veduta che ricalcasse il business model di molti altri operatori già attivi sul mercato. 
La fase dell'intervista al cliente ha prodotto il classico documento descrittivo e prolisso, da cui poi si estrapolano le esigenze, i bisogni e gli obiettivi verso cui accompagnare il cliente stesso. 
A risultare evidente però vi era l'incapacità (in senso buono) del cliente di trattare il business come un elemento unico... sembrava piuttosto che nella sua testa fosse composto da più porzioni che di tanto in tanto dialogavano e interagivano fra loro. 

Operare come business analyst comprende tra i suoi doveri quello di addestrare i propri clienti ad utilizzare strumenti a loro meno noti, ma che noi abbiamo collaudato efficaciemente nei passati lavori che ci sono stati commissionati. 
Nel caso specifico al di là del business plan che sicuramente aveva prodotto autonomamente, l'ho fatto approciare verso il business model canvas. 
Inizialmente la reticenza porta a considerare inutile la rappresentazione grafica del proprio business su un cartellone poichè lo si ritiene "già pronto", una volta che però si è realizzato il primo modello i vantaggi che una simile rappresentazione portano sono indicutibili. Infatti si possono visualizzare le possibili implementazioni future, e se viene abbinato ad una seria analisi di tipo PEST e ad una SWOT... allora è il massimo per poter in seguito estendere e migliorare il business stesso! 

Se non altro perchè si ha subito sott'occhio l'intero business nella sua interezza senza la necessità di dover sfogliare avanti e indietro documenti ricchi di parole.... 
Va detto per onestà che il documento non va in ogni caso tralasciato: ogni strumento va bene per certi lavori ma non per altri, perciò l'intervista descrittiva fissa in modo chiaro (senza elementi sottointesi) i tratti dell'argomento trattato. Purtroppo è solo poco immediata da guardare: il canvas, essendo visuale invece va benissimo per le fasi dove provare a migliorare, ad arricchire, a studiare il business. 

Per ovvi motivi qui non inseriremo una versione del modello che abbiamo disegnato per rappresentare il nuovo business del nostro cliente. 

Vedere l'idea nel suo complesso ha permesso a noi di consigliare subito un implementazione del servizio che altro non era se non l'interazione di alcune componenti che già vi erano presenti: bastava solo capire che potevano lavorare a braccetto. 
In sostanza, l'idea già c'era ma era nascosta: non era stata vista dal cliente, che grazie al canvas ha potuto comprenderne i tratti e valutarne l'efficacia... 

A parte il beneficio tratto dal cliente, per noi vi sono stati indubbi miglioramenti: in un unico foglio vediamo proiezioni sulla mole di traffico e utenti dei servizi (stimate dal cliente), vediamo tutti i servizi come strumenti di un unico coltelletto svizzero, e infine quali sono le relazioni che il cliente si prefigge di instaurare coi suoi utenti... 

My last tweets ( date descending )

Tip for a good #BPM: help your team to understand the project from a process perspective.

#CIO : It's important you don't attempt #BPM system without mapping process flows.

Work Token is an open source #BPMN 2 engine for #Java programmers who need to develop business processes based on BPMN 2 specifications.

Is convenient to use pre-configured #Business Model in the sw of small businesses?

#7M in #Process: man,machine,material,money, method,message,market. 12manage.com/forum.asp?TB=e…

First days of the #BPM 2012 race! New challenges and new projects: I wish a good start for everyone.

My last tweet for the 2011: I hope Italy will grow in the IT industry. We are at least 10 years behind the rest of Europe ...

Conversazione
@MishaScholte There are also people who do not like public speaking, or those lengthy. Unfortunately, we must also keep in mind these.
@MishaScholte This is a risk. But a social environment includes tools such as chat, webcams, etc ... and we can arrange a live weekly scrum.
@MishaScholte Less time wasted! So less money is spent unnecessarily!!! I hate the time cost of daily scrum :)
@MishaScholte You can learn about the situation in real time. In every moment to ask how to proceed, and if there are hitches.
@MishaScholte ....(like a social network), where voice your concerns, obtain information on job status, ask for help, etc ... like twitter.
@MishaScholte Instead of the daily scrum, every day at work the stakeholders using a collaborative environment ...
@MishaScholte I imagine a Scrum PM framework, complete with ScrumMaster, ProductOwner, Team, all types of meetings except the daily scrum.
@MishaScholte for example think the power of social bpm instead of daily scrum, into a scrum metodology. ;)
@MishaScholte ok, but it's dangerous and expensive 2 stand-up for daily SAL. I prefer social environment: it's possibile real-time check.
IMHO : max 10 people team for a good daily #SCRUM. 5 minutes for 10 people = 50 minute daily SCRUM. What do you think?

Is #PEST analysis sufficient for IT business? Or is it better to use #SLEPT? #STEEPLE(D)?

In a big project the daily #SCRUM it's dangerous. The risk : to put a lot of hour in waste... Too many speakers, to many interview, etc...

TimeMgmt: All activities use the time: the time is limited and shared resource.a project manager must always do time-management. #PMOT

TimeMgmt:time is limited(not infinite),is a good that runs without looking if you spend good,or if we use it according to our plans.#PMOT

Is #MoSCoW analysis (bpmgeek.com/blog/what-mosc…) useful for #SCRUM framework? I think so.

#SWOT: is it simple to do a good analysis? IMHO the tool is simple to use, but not to create. expertprogrammanagement.com/2010/07/swot-a…

#BPM: Modeling o Management? IMHO the folks speak about Modeling using the word Management.....

#BPM: reducing human task increases ROI. It 's always like this? I'm afraid it's true ...

#BPMN Choreography: necessary or is it more helpful to use the lanes? I prefer the lanes for the scalability needed during optimization.

#Bizagi wins 2 Gold Awards for excellence in #BPM:Middle East-Africa Region and the Pacific Rim Region.

#BPMN Conversation: I think they hide a part of the message flow; I find them useful only for broadcast messages.

Thought of the evening. Keeping BPM, Business Rules and Business Intelligence separated. SOA design through Saas? Only costs are benefited?

Business Intelligence and BPM: not only a monitoring process, even a good way to suggest decision for human\hand task.

Business Rules into BPM: typically not full-features. BPM and external BR:full BR functionality. The importance of a SOA architecture of BR.

Swimlane and Pool error: even the experts can make mistakes: Bruce explains it well in brsilver.com/2008/06/11/bpm… via @ bpmswatch.

Common error with swimlanes and pool: bpmsketch.blogspot.com/2011/12/swimla…

#Ovum publishes a shortlist about DecisionMaking: #Appian wins and #WebRatio is absent...4k$:Very expensive because the list is incomplete.